訂單進度追蹤與狀態通報

🎯 這條流程解決什麼

一張外銷訂單從接單、備料、生產、品檢到出貨、報關、上船，要跨過工廠、貨代、報關行好幾關，每一關都可能卡住。訂單一多，業務只能靠記憶加上一堆 Excel 分頁追進度——這張下單三週了不知道排產沒、那張說要出貨結果櫃還沒訂、另一張客戶催件才發現原料還沒到。最常見的情況是：等到客戶來信問「我的貨到哪了？」，才驚覺某個環節早就卡住，交期已經回天乏術，只能道歉賠交期。

純人工追蹤的成本，是時間，更是「被動救火」的代價。業務每天要在好幾個分頁、好幾個群組之間切換，手動更新每張單走到哪，光是維護這份進度表就要花一兩個小時，還是常常漏追。資訊散落、沒人統一盯，導致延誤總是「事後」才被發現——而事後發現的延誤，幾乎沒有補救空間，只能承受客訴、賠償，甚至丟掉長期客戶的信任。對靠回頭單吃飯的貿易商來說，這種信任損失遠比單張罰款更傷。

這條流程每天自動掃描所有在途訂單，比對「應到階段」與「實際進度」，用紅黃綠燈標記延誤風險，把異常與高風險訂單彙整成每日通報推給負責業務。業務從被動接客訴，變成主動掌握、提早處理。

導入後的改變

導入前，訂單追蹤靠人腦加 Excel：業務每天花一兩小時手動更新進度表，還是會漏掉卡關的單；延誤幾乎都是客戶來問才發現，已經來不及補救；資訊散在各群組與分頁，主管想看整體在途狀況得一張張問。被動、散亂、後知後覺，是訂單管理最大的痛。

導入後，每日進度比對與風險判讀由系統自動完成，業務不必再手動維護整張進度表，每天看一份「只列出有風險的訂單」的通報即可，例行追蹤工時可從一兩小時降到十幾分鐘，省下約八成的進度盤點時間。更關鍵的是時機：延誤在「還有救」的階段就被標紅預警，業務能提早協調工廠趕工、改訂船期或先跟客戶溝通，把原本只能道歉的局面，變成提前一步的主動管理。延誤訂單可串接出貨通知與帳款對帳流程，參考 其他貿易自動化，專案進度通報範本可到 配方庫 取用，整體串接思路見 自動化應用總覽。

流程怎麼運作

對應 frontmatter 的五個節點：

1. 📋 讀取訂單——每日定時撈取 Google Sheets 或 ERP 裡所有未結案訂單，取得下單日、預計交期、目前所在的生產或物流階段。
2. 🔎 比對進度——依每張單的交期回推「今天應該走到哪個階段」，對照實際狀態，找出落後或卡關的環節（如該排產卻還沒排、該出貨卻沒訂櫃）。
3. 🤖 風險判讀——AI 分析引擎依「距交期還有多久」與「目前落後幅度」標記紅黃綠燈：綠燈正常、黃燈需留意、紅燈高風險，並估算延誤可能影響的交貨日。
4. 📊 進度彙整——把黃燈與紅燈訂單整理成一份每日通報（訂單號、客戶、卡關環節、預估影響），推送到 Slack 給負責的業務，綠燈正常單不打擾。
5. ✋ 人工確認——業務針對紅燈單向工廠或貨代查清延誤真實原因與對策後，再判斷是否、以及如何主動向客戶說明，必要時透過 Gmail 發送交期更新。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Google Sheets / ERP 是進度資料的來源，欄位需含訂單號、客戶、下單日、預計交期、各階段狀態（排產／生產／品檢／出貨／報關／上船）與更新時間——資料是否「即時更新」直接決定判讀準不準。AI 分析引擎 負責風險判讀與通報撰寫，提示詞要明確定義紅黃綠燈的判定門檻（例如距交期不足幾天且落後一階段以上即標紅）。Slack 收每日通報，Gmail 用於人工確認後對客戶發交期說明。串接重點：階段狀態最好由工廠／貨代端定期回填，否則 AI 拿到的是過期資料會誤判；紅黃綠燈門檻要依產業前置期調校；通報只列異常單，避免每天一長串綠燈淹沒重點。

常見錯誤與注意事項

⚠️ 交期承諾與延誤說明牽涉客戶關係與違約責任，這是必須人工把關的環節：

• AI 風險判讀僅供內部參考，可能因階段資料未即時更新而誤判（例如其實已出貨但系統還沒回填，被誤標紅燈）。
• 對外告知客戶延誤或調整交期前，務必由業務人工確認真實狀況與對策。交期是合約承諾，對外說法牽涉違約與賠償，不能讓自動化直接發給客戶。
• 資料時效是命脈：流程的準確度建立在進度資料夠新，務必確保上游各階段確實回填，否則通報會失真。
• 本流程已內建人工確認節點，請勿略過。AI 負責預警與彙整，不取代專業的客戶溝通判斷。

讓 AI 當「提早拉警報的雷達」，把怎麼跟客戶講、要不要賠、如何補救的決策留給人。

台灣中小企業情境案例

彰化一家五金外銷商「鼎泰金屬」（化名），同時在追的在途訂單常有四五十張，過去業務靠 Excel 分頁加記憶追進度，延誤多半是客戶來信催才發現，賠交期、丟信任的狀況時有所聞。導入這條流程後，系統每天掃描所有未結案訂單、用紅黃綠燈標出卡關的單、把異常彙整成 Slack 通報。業務每天花十幾分鐘看通報、針對紅燈單去查原因。運作一季後，延誤幾乎都能在還有調整空間時就被發現，業務開始能提前跟工廠協調或主動向客戶預告，被客戶投訴「貨到哪了都不知道」的情況大幅減少，連帶維護了幾個重要長期客戶的關係。

延伸應用

這條流程可以再延伸：把「在途訂單」的概念擴大到「應收帳款追蹤」，逾期未收款同樣用紅黃綠燈預警；對「重複延誤的工廠或貨代」自動統計，做供應商績效評估；把交期更新的對客說明做成模板（人工確認後發送），讓溝通更一致專業。也能與 報關文件彙整流程 串接，文件備齊即更新出貨階段狀態。進度通報與對客溝通範本可維護在 配方庫，整體訂單管理自動化的串接思路見 自動化策略。

流程圖

用到的工具

其他工作流

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