維護續約自動提醒流

🎯 這條流程解決什麼

對網頁設計公司來說，網站維護合約是最理想的現金流——每月或每年固定進帳、服務內容相對標準、客戶關係穩定。但弔詭的是，這塊穩定收入卻最容易在不知不覺中流失，原因很單純：到期日散落在一份份簽好的合約 PDF、報價單與客戶資料表裡，沒有人系統性地追。業務手上同時管著二三十個維護客戶，平常忙著接新案、跑提案，根本記不住誰的合約下個月到期。

結果就是兩種常見的損失。第一種是「忘了提醒」：合約悄悄到期、自動失效，客戶網站某天出狀況才發現「咦我們的維護是不是早就沒續了」，這時候要重談已經尷尬，客戶也可能趁機重新比價。第二種是「被同業趁虛而入」：競爭對手剛好在合約空窗期上門，端出更低的維護報價，原本好好的客戶就這樣被挖走。更現實的是，續約洽談本身要做功課——得回顧這一年幫客戶做了哪些更新、處理了多少工單、網站流量成長多少，才有底氣談價值、談續約。但這些資料整理起來費時，業務往往沒空做，於是續約變成「客戶問才動、不問就算了」的被動狀態。

這條流程，就是要把續約從「靠記性的被動補救」變成「系統提醒、帶著成果主動經營」。

導入後的改變

導入前，續約是隨緣的：業務想起來才翻合約、臨時整理成果、匆匆發個續約報價，常常已經逼近到期日，談判處於弱勢；更多時候是根本忘了，合約默默失效。流失多少其實連自己都算不清。

導入後，系統每天自動比對合約到期日，在到期前 60、30、7 天分階段提醒，並自動彙整該客戶本期的維護工單、更新次數、流量數據，由 AI 初擬續約方案與報價草稿、套模板生成附帶成果報告的續約提案。業務提前一兩個月就收到「這位客戶要到期了，本期成果與建議方案在這」，能從容地帶著漂亮的成果報告主動約客戶談，而不是臨到期才慌張補救。被動流失變成主動經營，續約率自然拉高。對設計公司而言，維護收入是毛利穩定的根基，把續約率從七成拉到九成，整年的營收基本盤就穩了，而業務每次省下的成果整理與報價撰寫時間，也相當可觀。

流程怎麼運作

對照上方五個節點，流程是這樣運作的：

第一步「每日比對」，排程器每天掃描 Google Sheet 合約表，依到期日算出 60 / 30 / 7 天內到期的客戶，分階段觸發，避免漏掉任何一份合約。

第二步「整理服務紀錄」，系統彙整該客戶本期的維護工單數、內容更新次數、網站流量變化等服務成果，這是續約談判最有力的籌碼。

第三步「AI 擬續約方案」，AI 方案節點依本期服務量與客戶狀況，初擬下一期的續約方案與報價草稿，例如維持原方案、升級加值服務或調整服務範疇。

第四步「生成續約文件」，套用 Docs 文件模板，把方案、報價與本期成果報告組成一份完整的續約提案，業務拿到就能用，不必從零打字。

第五步「提醒業務跟進」，推播到期提醒到 Email 或 Line，並在 Google Calendar 排定跟進時間，業務確認方案與報價無誤後，再正式與客戶洽談。這類「每日排程 + 階段提醒」的設定，可參考 自動化 的入門說明。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Google Sheet 合約表是核心，欄位需含客戶名稱、合約起訖日、目前方案、月費/年費、負責業務、續約狀態。AI 方案節點負責擬草稿。文件模板（Google Docs）讓提案輸出格式一致、品牌專業。Email / Line 推提醒，Google Calendar 排跟進。

串接重點：一是合約日期格式務必統一，否則排程算到期日會錯，這是整條流程的命脈；二是服務紀錄的資料來源（工單系統、流量分析）要能接進來，沒有成果數據，續約提案就少了最有力的論述；三是 AI 產出的報價一律標記為「草稿待確認」，不可直接寄給客戶。本期成果的流量與更新數據呈現，可搭配 數據彙整 配方整理得更清楚有說服力。

常見錯誤與注意事項

最關鍵的一點：維護合約涉及金額、服務範疇與法律條款，AI 擬定的續約方案與報價一律僅供草稿參考，最終條件與承諾務必由業務與客戶經理人工確認後再對外提出。AI 可能誤判客戶適合的方案、算錯折扣、或沿用已不適用的舊條款，直接寄出去就是商務風險。

合約簽署與條款修改更需專業審閱，尤其涉及服務責任範圍、違約條款、資料保管義務的部分，不可僅憑模板套用就定案，自動化不取代商務談判與合約把關的專業判斷。

其次，提醒節奏要拿捏，60 / 30 / 7 天的分階段是為了「提前準備」，不是要連環催客戶，對客戶的接觸時機仍由業務決定。合約表含客戶商業資訊與報價，屬機敏資料，存取要設權限、妥善控管。系統幫你記得到期、備好彈藥，但什麼時候談、怎麼談、給什麼條件，是人的專業。

台灣中小企業情境案例

新北一間經營十年的「網織數位」，手上有近四十個維護客戶，是公司穩定的金雞母，但續約全靠資深業務的記憶力。某年一個合作五年的餐飲集團客戶，因為業務忙到忘了提醒，合約過期兩個月才發現，客戶趁空檔被同業以低價挖走，痛失一個年約不小的客戶。

之後他們導入這條流程，把所有維護合約登進 Google Sheet。系統開始每天比對，到期前 60 天就提醒業務，並自動附上「本期幫客戶處理了 23 張工單、改版兩次、流量成長三成」的成果摘要與續約提案草稿。業務帶著這份報告去談，客戶看到一整年實打實的服務成果，續約幾乎沒有懸念，還有兩家因為看到流量成長數據，主動升級了加值方案。導入半年後，維護客戶的續約率從約七成五拉到九成以上，再也沒發生過「合約過期才發現」的窘況。

延伸應用

這條流程的核心是「到期追蹤 + 成果彙整 + 主動提案」，可以往很多方向延伸。可以把續約提醒擴充成「客戶健康度儀表板」，平時就追蹤每個維護客戶的工單量與互動頻率，提早發現「最近都沒互動」的流失預警客戶，主動關懷。生成的續約報價，可沿用 工作流 裡報價提案環節的模板，維持公司對外文件的一致性。長期累積的續約與流失資料，還能反過來分析：哪種方案續約率最高、客戶通常在哪個時間點流失，讓服務方案與定價策略更精準。把維護續約系統化，等於把公司最穩的那塊收入，從靠人記變成靠制度守。

流程圖

用到的工具

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