瑜伽缺課補課自動安排流

🎯 這條流程解決什麼

小班制瑜伽最難搞、也最容易起爭議的環節，就是補課。會員請假或臨時沒來，到底能不能補、能補幾次、要在多久內補完、過期了還算不算數——這些規則平常都寫在合約或會員須知裡，但真正要執行時，全靠櫃台翻紀錄手動算。

問題是補課規則往往不單純：提前 24 小時請假才能補、堂數制每期最多補三堂、補課額度三個月內有效、熱門課不開放補課……規則一複雜，人工判斷就容易出錯或標準不一。同一種情況，今天這個櫃台說可以補、明天另一個說不行，會員立刻覺得權益被吃掉；櫃台則要花時間翻訊息、查預約紀錄、對額度，一筆補課諮詢來回問清楚常常耗掉十幾分鐘。最麻煩的是這種「有沒有算到我」的爭議很傷感情，處理一次客訴的成本，遠高於那堂課本身的價值。日積月累，補課變成教室與會員之間最常見的摩擦點，也是櫃台最不想碰的雜事。

這條流程把補課變成清楚、透明、一致的自動流程：偵測到請假或缺席後，先依補課政策判定資格與可補次數，再比對同類課程的未來開課與剩餘名額推薦可補時段；會員一鍵選位就自動佔位、扣抵額度，並在額度快過期前主動提醒。補課規則一致、額度有系統留痕可查，會員清楚自己還能補幾次，櫃台也不必再人工算帳。

導入後的改變

導入前： 補課資格與額度全靠櫃台手算，標準不一、容易出錯；一筆補課諮詢來回耗十幾分鐘；額度過期沒人提醒，會員事後才發現權益沒了，演變成爭議與客訴；櫃台對帳查紀錄費時又費神。

導入後： 請假或缺席一發生，系統自動依規則判定並推薦可補時段，會員自助選位、額度自動扣抵與留痕。可預期把補課相關的櫃台人工時間大幅壓縮、判定標準完全一致，因規則不一致引發的爭議顯著減少；額度到期主動提醒讓會員及時用掉，補課使用率提升、會員滿意度與續約意願也跟著上來。櫃台從「補課糾察隊」回歸到真正的服務與教學支援。

流程怎麼運作

對應五個節點，從缺席到補課完成、額度管理，全程留痕可查：

1. 觸發：請假或缺席：會員透過系統提前請假，或預約後未到被標記缺席，自動進入補課判斷流程。

2. 規則判定額度：AI 依教室設定的補課政策（請假時限、每期可補堂數、是否限定課別、額度有效期）判定這次是否符合補課資格、還能補幾次，並把判定結果記錄下來。

3. 推薦可補時段：比對同類課程（同等級、同類型）的未來開課時間與剩餘名額，篩掉已額滿的堂次，推薦幾個會員實際補得到的時段。

4. 一鍵選位扣抵：會員從推薦時段中點選，系統自動佔位、扣抵一次補課額度，並同步到課表與行事曆，全程不需櫃台介入。

5. 額度到期提醒：補課額度即將過期前（例如到期前一週），主動透過 LINE 或 Email 提醒會員把握時間補課，避免權益默默損失。

需要的工具與串接重點

• 平台（n8n / Make）：偵測缺席、跑規則判定、串接選位與扣抵的中樞。
• 預約系統 / Google Sheet：記錄預約、出席、補課額度與留痕，是整條流程的資料根基。
• AI 規則判斷：把文字寫的補課政策轉成一致的自動判定，處理「符不符合資格、還能補幾次」。
• Google Calendar：同步補課佔位後的正確排程。
• 補課選位表單：讓會員自助選擇可補時段。
• LINE / Email：通知補課額度發放、選位連結與到期提醒。

串接重點：補課政策一定要先「規則化」——把模糊的文字條款拆成明確、可判斷的條件（時限幾小時、每期幾堂、有效幾天、哪些課可補），AI 判定才不會失準。額度扣抵要做好併發與留痕，每一次發放、扣抵、過期都要有紀錄可回溯，這是處理爭議的關鍵證據。建議先把規則表整理清楚，再參考 自動化專區 逐步串接，並用幾個典型情境（準時請假、臨時缺席、額度過期）測試判定是否正確。

常見錯誤與注意事項

• 爭議與例外務必人工確認：補課資格、堂數扣抵與額度有效期涉及會員權益與合約條款。自動化負責依規則執行與提醒，但補課政策的例外處理、爭議協調與退費判斷務必由教室人工確認，不取代專業的客服與合約判斷。
• 合約條款要對齊：自動判定的規則必須與會員合約、會員須知一字對得上，否則系統判一套、合約寫一套，反而製造爭議。
• 額度留痕不可省：每筆發放與扣抵都要有時間戳與紀錄，這是日後對帳與處理爭議的依據。
• 個資合規：會員的出席、請假與聯絡資料屬個人資料，蒐集使用須符合個資法，僅供補課管理使用。
• 規則變更要同步公告：補課政策若調整，須先公告會員並更新系統規則，避免新舊規則並行造成誤判。
• 保留人工調整空間：特殊情況（病假、長期出國）應允許櫃台手動調整額度，系統不該把規則卡死到沒有彈性。

台灣中小企業情境案例

新北一間主打 8 人小班的瑜伽工作室，採堂數制，補課規則是「提前 24 小時請假可補、每期最多補 3 堂、額度 90 天有效」。過去這套規則全靠兩位櫃台手算，常常各說各話：有會員前一晚十點才請隔天早課，A 櫃台通融讓補、B 櫃台照規矩不給補，會員當場翻臉；也有會員到期才發現還有兩堂沒補，氣得在評論區抱怨「制度不清楚」。

導入這條流程後，每次請假系統就依統一規則自動判定——提前 24 小時的給額度、沒到時限的據實說明，標準一致沒得吵；符合資格的會員直接收到可補時段，自己點選、額度自動扣抵並留痕；到期前一週系統主動提醒「您還有 1 堂補課額度，將於 6 月 18 日到期」。工作室主理人觀察到，補課相關的爭議幾乎消失，櫃台不用再花時間翻紀錄對帳，會員因為「看得到自己還能補幾堂」也更安心，續約時的滿意度明顯提升。

延伸應用

這條流程的核心是「規則化的權益管理＋自助處理」，可以延伸到教室其他需要按規則執行的場景。最直接的是和 瑜伽課表變動通知流程 串接，在教室停課時自動發放補課額度並開放選位，讓「停課」一步到位變成「已安排好補課」；也能往前接 瑜伽課表排程流程，讓補課推薦永遠對應到最新的可補堂次。進階變化包括：把同一套規則引擎套用到「堂數加購提醒」「會籍展延」「請假額度管理」；或針對長期未補課、額度快滿的會員，自動推播加購或轉方案建議，把補課管理順勢變成續約與加購的觸點。更多堂數制與小班經營招式，見 工作流總覽 與 食譜庫。

流程圖

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